Zo ben ik (niet…) bereikbaar

In het kort
> Ik ben het makkelijkst bereikbaar via:
– gijsbertvanes [at] live.nl;
– g.van.es [at] leiden.nl (werk).
> Bel me gewoon, als het haast heeft.
> Neem ik m’n telefoon niet op? Stuur me dan een ‘bel me?’-mailtje.
> M’n werk-mail zie ik overdag (ma. t.e.m. do.); naar m’n privé-mail kijk ik (alleen) ’s avonds en in het weekend.
> Ik reageer soms t.e.m. meestal  niet op Whatsapp, SMS, Voicemail, Messenger, LinkedIn, Twitter, enz.
> Zie ook: E-mail etiquette, onder de column.

 

| 23.09.2017 | Column
ZÓ BEN IK (NIET…) BEREIKBAAR

Smartphone-verslaving, Facebook-verslaving, mail-verslaving – het bestaat! Ik begin ook dit soort verschijnselen te vertonen.  Ik probeer nu af te kicken.

Waarom jij dat moet weten? Omdat ik ben begonnen aan een experiment. Vanaf nu probeer ik minder e-mails te versturen. Ik ga minder en korter reageren op e-mails. Ik ga minder ‘Likes’ uitdelen op Facebook. Althans, dat wil ik proberen…

Hopelijk ga je nu niet denken dat ik jou opeens niet meer like, dat ik chagrijnig ben, of gestresst. Juist niet. Ik probeer alleen (m’n) energie te sparen en meer tijd vrij te maken voor andere (ik hoop: leukere, nuttiger) dingen.

Hoe dit zo opeens? Ik kom erop door een workshop ‘Effectiever omgaan met e-mail’ die ik vorige week heb gevolgd, gegeven door bureau Think Productive – een aanrader! Wist je dat (een paar leuke weetjes):
–  Een gemiddelde ‘kantoorwerker’ is circa 15% van z’n werktijd kwijt aan vergaderen en circa 25% (!) aan e-mail. En dan te bedenken dat e-mail o.a. ooit is ontwikkeld om bij te dragen aan efficiënter en korter  vergaderen, door vooraf alvast wat informatie plus ‘de stukken’ te delen.
– Kortom: e-mail is & blijft handig, maar het gebruik ervan is uit de hand gelopen.
– Wat je méér kunt doen als je mínder tijd kwijt bent aan e-mail en ‘social media’?
Méér tijd voor gesprekken één-op-één: meestal zijn die effectiever en inspirerender dan vergaderingen en info-uitwisseling per e-mail. Én: méér tijd en concentratie voor lezen, nadenken, nieuwe ideeën uitbroeden.

Doe aan ‘digital detox’
Wees gerust: ik blijf heus wel antwoorden op e-mails. Ik blijf Facebook gebruiken. Alleen, wat ik sowieso al weinig deed – en vanaf nu, in het kader van ‘digital detox’, nóg minder zal doen, is: reageren via álle kanalen – Whatsapp, SMS, Voicemail, Messenger, LinkedIn, Twitter. It’s too much. Concreet, als je me wilt bereiken?:

– Bel me gewoon, als het haast heeft.
– Neem ik m’n telefoon niet op, stuur me dan een ‘bel me ff?’-mailtje.
– Voor de rest: m’n werk-mail zie ik overdag (ma. t.e.m. do.); naar m’n privé-mail kijk ik (alleen) ’s avonds en in het weekend.
(Uiteraard kijk is ook wel ’s stiekem tussendoor, en als ik dan meteen antwoord stuur, is dat meegenomen – toch?)

Tot slot: hieronder staan tips voor omgaan met e-mail, samen met collega’s opgesteld na de workshop. Misschien heb je er ook iets aan? Over de inhoud ‘kan niet gecorrespondeerd worden’ … (grapje…).


E-MAIL ETIQUETTE

1 | Ik streef ernaar efficiënter op te gaan met e-mail, zodat ik hieraan minder tijd kwijt ben en mijn collega’s minder belast met (mijn) e-mails.

2 | Ik maak direct duidelijk waarom ik iemand een mail stuur en wat ik van haar/hem verwacht.
> Welk antwoord, welke actie verwacht ik van jou, als ontvanger?
> Wat is mijn (realistische) deadline?
> Spoed? Dan loop ik bij je langs, of ik bel je.
> Ik behandel één onderwerp per bericht.
> Ik gebruik bullets en maak duidelijke alinea’s (nette opmaak).

3 | Ik gebruik de CC. zo min mogelijk.
> Ik zet geadresseerden alléén in de CC. als ik geen (re-)actie verwacht.
(Wel neem ik aan dat je CC.-berichten leest.)
> Ik laat het aan collega’s weten als ik géén CC.-berichten wil ontvangen.
> Berichten waarmee jij niets hoeft te doen, stuur ik aan jou door met in de onderwerpregel de toevoeging ‘Ter info | … ’.

4 | Ik ben terughoudend en voorzichtig met doorsturen van berichten, zeker naar externen.
> Ik ‘delete’ lange maildiscussie als ik een mail doorstuur (behalve indien relevant).
> Ik ben sowieso terughoudend met ‘Reply All’, en zeker aan mensen die in
de CC. staan.

5 | Zo gebruik ik de Onderwerp-regel:
> Ik vermeld eerst de reden van mijn mail en daarna het onderwerp. Voorbeelden: ‘Vraag | Over werkbezoek morgen’; ‘T.k. | Verslag B&W’;  ‘Bel me? | Over borrel.’
> Ik vul de Onderwerp-regel pas in ná het schrijven van de mail: dat is meteen een check of ik m’n mail inderdaad volgens deze ‘etiquette’ heb geschreven.
> Ik ben terughoudend met urgentietekens, uitroepstekens, e.d.

6 | Ik stuur zo min mogelijk bijlagen mee. Ik neem liever hyperlinks op naar bestanden die op de server staan.

7 | Ik voel me niet verplicht buiten werktijd te reageren op e-mail – ook al krijg ik e-mails
’s avonds en in het weekend. Als het urgent is, kun je me bellen. E-mail is niet het medium voor urgente berichten buiten werktijd.